Een correcte factuur is essentieel voor een efficiënte administratie en een vlotte betaling. Helaas worden er vaak fouten gemaakt op facturen, wat kan leiden tot vertragingen, frustratie en zelfs boetes. In dit blog bespreken we de meest gemaakte fouten op facturen, zodat u deze kunt vermijden.
1. Verplichte gegevens ontbreken
Er is een aantal wettelijk verplichte gegevens die op elke factuur moet staan. Ontbreken deze gegevens, dan is de factuur ongeldig en kan de klant weigeren te betalen. De volgende gegevens zijn verplicht:
- De naam en het adres van uw onderneming
- Het KvK-nummer van uw onderneming
- Het btw-nummer van uw onderneming
- Het IBAN-nummer van uw onderneming
- Het factuurnummer
- De factuurdatum
- De naam en adres van de klant
- De omschrijving van de geleverde producten of diensten
- De hoeveelheid van de geleverde producten of diensten
- De eenheidsprijs
- Het btw-tarief en het btw-bedrag
- Het totaalbedrag exclusief btw en inclusief btw
In sommige situaties moet ook het btw-nummer van de klant op de factuur staan. Dat is het geval bij export van goederen naar andere EU-landen en bij bepaalde diensten, die daarmee samenhangen, zoals vervoersdiensten. Ook bij verlegging moet het btw-nummer van de klant op de factuur worden vermeld. Verder moet uit de factuur blijken of een bijzondere btw-regeling van toepassing is.
2. Fouten in de btw-berekening
Fouten in de btw-berekening komen helaas veel voor. Zorg ervoor dat u de juiste btw-tarieven toepast en dat u de btw correct berekent. U kunt hiervoor gebruikmaken van een btw-calculator.
3. Verkeerde factuurdatum
De factuurdatum is belangrijk voor de betalingstermijn en de btw-aangifte. Zorg er dus voor dat de factuurdatum correct is.
4. Onjuiste omschrijving van de geleverde producten of diensten
De omschrijving van de geleverde producten of diensten moet duidelijk en beknopt zijn. Zo weet de klant precies wat hij of zij heeft gekocht.
5. Fouten in de bankgegevens
Controleer altijd goed of de bankgegevens op de factuur correct zijn. Zo voorkomt u dat de klant geld overmaakt naar een verkeerde of niet bestaande rekening.
Regelgeving betalingstermijn
Wanneer u een product of dienst levert aan een ondernemer of de overheid, dan gelden binnen de EU dezelfde regels:
- Spreekt u niets af, dan moet de factuur binnen 30 dagen betaald zijn.
- In een overeenkomst mag u een termijn afspreken.
- Als u wilt dat de betaaltermijn nog langer duurt, dan moeten u en uw klant aan kunnen tonen dat het voor beide partijen niet nadelig is.
De wettelijke betaaltermijn voor consumenten bepaalt u zelf. Dit moet u in uw algemene voorwaarden of het contract vermelden.
Tips voor het opstellen van een correcte factuur
- Gebruik een factuurtemplate of facturatieprogramma.
- Controleer de factuur altijd goed voordat u deze verstuurt.
- Stuur de factuur op tijd naar de klant.
- Bewaar een kopie van de factuur in uw administratie.
Door de bovenstaande tips te volgen, kunt u de meest gemaakte fouten op facturen vermijden. Zo zorgt u voor een efficiënte administratie en een vlotte betaling van uw facturen. Wanneer u toch regelmatig openstaande facturen heeft die niet op tijd betaald worden, stuur dan een laatste aanmaning via ons incassobureau en start direct een incassotraject.
