Een aanmaning versturen
Iedere ondernemer kent het knagende gevoel van onbetaalde facturen. U wilt zich focussen op uw belangrijkste activiteiten, en niet op het innen van openstaande facturen. Een onderdeel van debiteurenbeheer is het versturen van aanmaningen. Maar wanneer stuurt u een aanmaning? En hoe zorgt u ervoor dat deze zo effectief mogelijk is? Ontdek hoe De Nederlanden een gratis oplossing biedt die het proces makkelijker maakt.
Het belang van timing
Het verzenden van een aanmaning op het juiste moment is belangrijk. Wacht niet te lang, want het is geld waar u recht op heeft. Op de factuur staat een overeengekomen betalingstermijn en voldoet de klant daar niet aan, is het van belang om z.s.m. actie te ondernemen. Communiceer de aanmaning wel op een vriendelijke manier, dat kan per mail of per brief. Een aanvullend belletje is vaak voldoende om ervoor te zorgen dat de factuur betaald wordt. Het kan zijn dat hij/zij de factuur over het hoofd gezien heeft. Goed debiteurenbeheer is daarom erg belangrijk, zodat er geen facturen vergeten worden.
Hoe behoud je een goede klantrelatie na een laatste aanmaning?
Is het een nieuwe klant?
Maak duidelijke betalingsafspraken als de deal doorgaat.
- Stel duidelijke betalingsvoorwaarden op, inclusief de termijnen waarbinnen facturen moeten worden voldaan (bijvoorbeeld 30 dagen na factuurdatum).
- Vermeld deze voorwaarden op de facturen en in de algemene voorwaarden van uw bedrijf. Zorg ervoor dat die ook getekend zijn voordat er zaken worden gedaan.
- Als het past bij de aard van de diensten of producten die je aanbiedt, overweeg dan het instellen van automatische incasso’s. Dit zorgt voor regelmatige en tijdige betalingen.
- Overweeg het vragen van een vooruitbetaling of aanbetaling, vooral bij grote projecten of op maat gemaakte producten. Dit minimaliseert financiële risico’s voor uw bedrijf.
- Maak duidelijk dat het bedrijf openstaat voor communicatie als klanten betalingsproblemen ervaren. Moedig hen aan om tijdig contact op te nemen om mogelijke regelingen te treffen.
- In sommige gevallen kan het nuttig zijn om betalingsafspraken vast te leggen in een contract. Dit biedt duidelijkheid over de verwachtingen van beide partijen.
Wat staat er in een aanmaning?
Tweede aanmaning versturen?
Betaalt de debiteur nog steeds niet na de eerste aanmaning? Verstuur dan een tweede aanmaning. Deze kan iets formeler zijn en benadrukken dat de betaling dringend is. Als op deze herinnering ook geen reactie komt, is het tijd voor de laatste aanmaning. Geef aan dat dit de laatste aanmaning is voordat er verdere stappen worden ondernomen. Dit is meteen de laatste kans voor de klant om de betaling te voldoen zonder verdere gevolgen.
