Wat is debiteurenbeheer?
Een debiteur is een klant die nog moet betalen. Bij een bedrijf zijn er altijd facturen die openstaan. Het liefst wil je dat deze facturen zo snel mogelijk worden betaald. Elke ondernemer krijgt met dit soort zaken te maken: facturen die te laat of helemaal niet worden voldaan. Goed debiteurenbeheer zorgt voor een snellere betaling van je facturen. Met een goede cashflow kun je ook je leveranciers en klanten op tijd betalen, want deze kosten lopen natuurlijk ook gewoon door. Vaak wordt debiteurenbeheer “even” gedaan door een receptioniste of in de avonduren door de ondernemer zelf. Om dit goed en consequent te doen, ben je toch enkele uren kwijt.
Debiteurenportaal
Elke klant is uniek en dat vereist een gepersonaliseerd pakket dat helemaal naar wens kan worden ingericht met eigen workflows en segmentatie. Een debiteurenportaal waar uw debiteur kan inloggen om betalingen te voldoen, een schikking kan aanvragen of een betalingsregeling kan voorstellen. Dankzij het debiteurenportaal waar u in kunt loggen, kan uw administratie worden gekoppeld met een API. Dit zorgt ervoor dat we uw debiteurenbeheer continu (24/7) en volledig kunnen ontzorgen. Dit bespaart u tijd én geld, want u bespaart op debiteurensoftware.
Toch liever zelf doen? Hieronder vind u enkele tips:
Kijk naar nieuwe klanten
Het is altijd fijn als je nieuwe klanten binnenhaalt. Zo breid je je netwerk uit en dit zorgt voor nieuwe business. Maar een nieuwe klant betekent niet gelijk een tijdige betaling, want dat weet je pas wanneer je de eerste factuur hebt verstuurd. Informatie over je nieuwe klant kun je overal vandaan halen. Maak gebruik van Google om te kijken of degene waarmee je zaken doet betrouwbaar is.
Duidelijke afspraken
Maak klanten bekend met uw werkproces. Wat gebeurt er als er niet op tijd betaald wordt? Wanneer wordt de laatste aanmaning verstuurd? Na hoeveel dagen wordt er een incassobureau ingeschakeld en hoe wordt het bedrijf daarvan op de hoogte gesteld? Zorg ervoor dat er geen verrassingen uit de hoge hoed komen.
- Een getekende overeenkomst zorgt voor duidelijkheid. Wat staat hierin?
- Om welk product of dienst gaat het?
- De kosten
- Wat is de betalingstermijn?
- Wat is de levertermijn
- De algemene voorwaarden
De algemene voorwaarden
In de algemene voorwaarden zijn de rechten en plichten van u en uw klant vastgelegd. Denk hierbij aan regels omtrent de leveringsvoorwaarden, betalingsvoorwaarden, rentepercentage, eigendomsvoorbehoud, aansprakelijkheid en klachten.
Houdt uw debiteurenbeheer goed en consequent bij
Een goede debiteurenadministratie is helder. Niet alleen voor uzelf, maar ook voor de Belastingdienst. U weet wat er openstaat en wat er reeds voldaan is. Hierdoor kunt u uw financiële situatie inzien, zodat u investeringen kunt doen, uw personeel en klanten kunt betalen. Als u dit wilt automatiseren, is dat aan te bevelen, zodat u zich kunt richten op uw corebusiness.
Dienst of product geleverd? Factureer gelijk.
Het is belangrijk dat u de factuur direct verstuurt na levering, zodat uw cashflow doorloopt.
Kortom: debiteurenbeheer is ontzettend belangrijk. Wilt u meer weten om dit vorm te geven bij uw onderneming of wilt u graag advies? Wij helpen u graag.