Een factuur die te laat wordt betaald, is frustrerend. U wilt uw geld zo snel mogelijk ontvangen. Een aanmaning sturen is dan de volgende stap. Maar is een aanmaning per mail rechtsgeldig? En zijn er uitzonderingen? In dit blogartikel bespreken we de wettelijke aspecten van een aanmaning per mail.
Wat is een aanmaning?
Een aanmaning is een officiële waarschuwing aan uw debiteur dat hij of zij een openstaande factuur moet betalen. In de aanmaning geeft u de debiteur een termijn om de factuur te voldoen. Als de debiteur na die termijn nog steeds niet betaalt, kunt u verdere stappen ondernemen, zoals het starten van een incassotraject.
Het versturen van een (laatste) aanmaning is belangrijk om de volgende redenen:
- Het verhoogt de kans op betaling
- Het is een voorwaarde om incassokosten te vermelden bij een vordering op een natuurlijk persoon
- Het is een laatste waarschuwing voordat u een incassoprocedure start
Let op: waar een aanmaning richting een natuurlijk persoon (particulier, eenmanszaak, vof, maatschap en CV) wettelijk verplicht is, geldt dit niet voor zakelijke klanten (BV, NV). Echter, het is wel vaak gebruikelijk en netjes om ook zakelijke klanten een eerste aanmaning te sturen, voordat u een incassotraject start.
Is een aanmaning per mail versturen rechtsgeldig?
Ja, een aanmaning per mail is rechtsgeldig. De wet stelt geen eisen aan de vorm van een aanmaning. U kunt een aanmaning dus per post, per mail of zelfs via Whatsapp of sms versturen.
Echter, let er wel op dat de aanmaning de volgende informatie bevat:
- De naam en adres van de debiteur
- Het factuurnummer
- De factuurdatum
- Het openstaande bedrag
- De termijn waarbinnen de debiteur de factuur moet betalen (natuurlijk persoon is 15 dagen / zakelijk 5 dagen)
- Aangeven dat incassokosten zijn verschuldigd bij uitblijven van betaling
- De hoogte van de incassokosten vermelden (hoofdsom en wettelijke rente)
Het is belangrijk dat u kunt bewijzen dat de debiteur de aanmaning heeft ontvangen. Vraag daarom altijd om een ontvangstbevestiging en stuur – als u de aanmaning per mail verstuurd heeft – de aanmaning ook via bijvoorbeeld sms. Tegenwoordig is het ook mogelijk om een aangetekende mail te versturen, waarbij dezelfde rechten gelden als bij het versturen van een aangetekende aanmaning per post.
Voordelen van een aanmaning per mail
- Snel en eenvoudig: een aanmaning per mail is snel en eenvoudig te versturen. U hoeft geen brief te printen, te frankeren en te posten.
- Kostenbesparend: een aanmaning per mail is goedkoper dan een aanmaning per post. U bespaart op portokosten.
- Milieuvriendelijk: een aanmaning per mail is milieuvriendelijker dan een aanmaning per post. Er wordt geen papier verspild.
Ook een laatste aanmaning versturen?
Als uw debiteur na een betalingsherinnering uw factuur niet heeft betaald, is hij of zij in verzuim. Via incassobureau De Nederlanden kunt u direct een laatste aanmaning sturen.
